Eine Buchführung dokumentiert und analysiert die im Unternehmen anfallenden Geschäftsvorfälle. Dazu gehören Materialeinkauf, Lohnkosten, Einnahmen aus Leistungen und vieles mehr.

Die Buchführung bildet in ihrer Gesamtheit die Grundlage für die Gewinnermittlung, Quartalsabschlüsse und den Jahresabschluss für die Steuererklärung.

Die Hauptaufgabe der Buchhaltung besteht nach § 239 Abs. 2 HGB darin, „alle Geschäftsvorfälle laufend, lückenlos und sachlich geordnet zu erfassen und zu buchen.“. Die Buchungen bilden die Grundlage für die Bilanzierung und den Jahresabschluss.

Der Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines Geschäftsjahres und stellt die finanzielle Lage eines Unternehmens fest. Er besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Die Bilanzposten ergeben sich aus den aktiven und passiven Bestandskonten, die Gewinn- und Verlustrechnung aus den Aufwands- und Ertragskonten.

Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind die Vorgaben der Buchführung gesetzlich festgeschrieben. Die Buchführung muss wahrheitsgemäß und deutlich sein und alle Posten müssen übersichtlich aufgelistet werden.
Die GoB umfasst drei Bereiche:

• Belegpflicht: Eine Buchung darf nur mit Beleg erfolgen.

• Organisationsgrundsätze: Alle Belege sind vollständig, unmittelbar und systematisch in fortlaufender Reihenfolge zu dokumentieren und abzulegen.

• Buchungsgrundsätze: Die Buchungen müssen klar, nachprüfbar, transparent und vollständig sein. Die beigefügten Belege müssen gut lesbar sein.

Buchführungspflichtige Unternehmer sind neben der Pflicht alle Geschäftsvorfälle zu erfassen, noch verpflichtet weitere Bücher zu führen. Es wird zwischen drei Bücherarten unterschieden.

• Hauptbuch: Dort sind die Sachkonten enthalten, deren Abschluss die Bilanz und GuV ergibt.
• Grundbuch: Die Belege sind dort in chronologischer Reihenfolge erfasst.
• Nebenbuch: Warenbewegungen werden hier zum Beispiel dokumentiert oder offene Posten von Kreditoren und Debitoren.

Unser Fazit

Falls Sie als Unternehmer keine ordentliche Buchführung führen, kann dies je nach Umfang der Verstöße schwerwiegende Folgen haben.

• ungünstige Schätzung der Besteuerungsgrundlage
• Entzug gewisser steuerlicher Vergünstigungen
• Steuerstrafverfahren

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