In unserem Büro der Buchhalterseele fallen viele Aufgaben an. Ob es das Sortieren der Belege, Kundengespräche, Ablage oder das organisatorische im Büro. Des Öfteren wurden Aufgaben von uns vergessen, zu spät erledigt oder keiner fühlt sich für diese Aufgabe zuständig. Nach längerem suchen, haben wir unsere Lösung für einen gemeinsamen reibungslosen Arbeitstag gefunden.

Wir die Buchhalterseele benutzen täglich den „Microsoft Office 365 Planner“ und alle Aufgaben werden zeitgerecht erledigt oder einfach auf einen anderen Tag verschoben.

Mit dem Microsoft Planner können wir einen Plan erstellen, mehrere Teams zusammenstellen, jeweilige Aufgaben zuweisen und den Status aktualisieren. Dies erfolgt alles in einfachen Schritten.

Wir haben mehrere Pläne in Office. Mithilfe von Etiketten können wir bestimmte Elemente schnell sehen, die mehrere gemeinsam haben, z.B. Anforderungen, Orte, Abhängigkeiten oder wichtige zeitliche Einschränkungen.

Unsere Aufgaben können folgenden Status aufweisen:

• Nicht begonnen
• In Bearbeitung
• Abgeschlossen.

Um eine Struktur aufzubauen geben wir allen Aufgaben eine Angabe von Start- und Fälligkeitsdaten. Somit wissen wir, was wann geschehen muss. Wenn die Aufgabe überfällig ist, wird dies rot dargestellt.

Um eine Diskussion zu einer Aufgabe zu starten, schreiben wir uns unter die jeweiligen Aufgaben Kommentare.Wir fügen einer Aufgabe eine Checkliste hinzu, um die zu erledigenden Dinge auf dem neuesten Stand zu halten.

Wenn es darum geht, zu entscheiden, wer was erledigen soll, steht im Planner eine Aktion zur Verfügung, wo wir die Aufgabe an uns oder unserem Kollegen zuweisen können. Bei Fertigstellung der Aufgaben wird die Aufgabe an unserem Chef weitergegeben.

Unser Fazit:

Seitdem wir den Microsoft Planner benutzen wissen wir jeden Tag, was wann fällig ist, ob eine neue Aufgabe an uns verteilt wurde, ob die Checkliste eingehalten wurde oder ob mein Team eine Frage zur Aufgabe hat. Die Organisation im Büro ist das A und O.