UA-17105194-1 Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten | Anlagevermögen od. Aufwand | Buchhalterseele

Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten

Zur Abgrenzung aktivierungspflichtiger Herstellungskosten von Erhaltungsaufwendungen und die sich daraus ergebenden Konsequenzen bei der Verbuchung.

Die Wichtigkeit der Unterscheidung von Herstellungskosten und Erhaltungsaufwand kann man wie folgt zusammenfassen:

Handelt es sich um Herstellungskosten, so sind die Ausgaben in der Bilanz als Anlagegut zu aktivieren. Mit anderen Worten die Herstellungskosten sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen. Die Verteilung des Aufwands erfolgt ausschließlich im Rahmen der Abschreibung. Die Ausgaben werden dadurch auf die Nutzungsdauer des Anlagegutes verteilt.

Bei der Feststellung von Erhaltungsaufwand, kann die Ausgabe sofort erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden.

In der Praxis ist die richtige Entscheidung darüber, ob es sich um Erhaltungsaufwand oder Herstellungkosten handelt von großer Bedeutung. Im Folgenden werden die Geschäftsvorfälle dargestellt, die zu Herstllungskosten einerseits und Erhaltungsaufwand andererseits führen.

Das Vorliegen Herstellungskosten ist an drei Kriterien geknüpft:

  1. Herstellung eines neun Vermögensgegenstandes.
  2. Es liegt eine Erweiterung eines bestehenden Vermögensgegenstandes vor.
  3. Es liegt eine wesentliche Verbesserung über den ursprünglichen Zustand hinaus vor.

Ist zumindest eines der Kriterien erfüllt, so muss eine Aktivierung erfolgen.

Beispiele für Geschäftsvorfälle, die zur Aktivierung der Herstellungskosten führen: Anbau an ein Gebäude bzw. Aufstockung, Schaffung von neue m Nutzraum durch Ausbau oder Umbau.

Teaser Kennzahlen und Prozesse

Um Erhaltungsaufwand handelt es sich sowohl bei

  • Instandhaltungsaufwand: Hierbei handelt es sich um planmäßige Reparaturen, die in bestimmten zeitlichen Abständen erfolgen als auch bei
  • Instandsetzungsaufwand: Hierbei handelt es sich um außerplanmäßige Reparaturen. Diese Aufwendungen dienen dazu, das Wirtschaftsgut wieder in einen gebrauchsfähigen Zustand zu versetzen.
  • Austausch von Teile eines Vermögensgegenstandes: Wenn diese ersetzt oder modernisiert werden, ohne dabei die Funktion wesentlich zu ändern.

Tipp: In der Praxis verwendet der Buchhalter anstatt Erhaltungsaufwand die Begriffe Instandhaltung oder Reparatur.

Das gilt auch bei Verwendung höherwertigen Materials. Wenn dadurch eine z.B. eine Anpassung an den technischen Fortschritt resultiert. Es ist sogar noch Erhaltungsaufwand, wenn:

  • die Aufwendungen die ursprünglichen Herstellungskosten übersteigen,
  • der ursprüngliche Vermögensgegenstand bereits vollständig abgeschrieben ist oder
  • die technische Funktionsfähigkeit objektiv noch gegeben ist.

Beispiele für Erhaltungsaufwand: Einbau zusätzlicher Heizkörper im Rahmen einer Heizungsumstellung, Anbringung einer zusätzlichen Fassadenverkleidung, Dachrenovierung, Fensterrenovierung, Fassadenrenovierung, Erneuerung von Telefonanlagen, Erneuerung einer Klimaanlage.

Diese Ausführungen verdeutlichen, dass es sich z.B. bei Reparaturmaßnahmen im Bereich von Personalcomputern in aller Regel um Aufwand handelt.

Erhaltungsaufwand richtig kontieren (= Reparaturkosten oder Instandhaltungskosten):

4800
Instandhaltung für technische Anlagen und Maschinen
4805
Instandhaltung Betriebs- und Geschäftsausstattung
4806
Wartungskosten Hard- und Software
4809
Sonstige Instandhaltungen (nicht Anlagevermögen)

Hinweis: Bei der Kontierung der Instandhaltungskosten auf die korrekte Verwendung der einzelnen Konten achten. So nimmt das Konto 4800 Instandhaltung für technische Anlagen und Maschinen die Aufwendungen für die Reparatur der Anlagenklasse 0200 Technische Anlagen und Maschinen auf.

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Thomas Krüger

Inhaber

+49 5608 954661


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