UA-17105194-1 Ablage | Ablage von Dokumenten im Unternehmen ordentlich regeln. | Buchhalterseele

Ablage – Papier und Digital

In Ihrem Unternehmen spielt die korrekte Ablage von Dokumenten und deren spätere Auffindbarkeit eine zentrale Rolle. In diesem Zusammenhang könnte Sie diese Zahl interessieren: Mitarbeiter suchen ca. 50 Minuten am Tag nach Unterlagen! (Quelle: AIIM Association for Information and Image Mamagement – internationaler Dachverband für Enterprise Management Systeme)

  • Jeder Mitarbeiter sucht 50 Minuten am Tag nach Unterlagen. Dies entspricht in etwa einem Arbeitsmonat von 167 Stunden (50 Min. x 5 Tage x 40 Wochen = 10.000 Min. / 60 Min. = 167 Std.)
  • 75% der Mitarbeiter speichern Firmeninformationen auf lokalen Laufwerken oder E-Mail-Postfächern
  • Jedes 7. Dokument geht im Unternehmen verloren

Ablage in Papierform

Das Schlagwort an der Stelle ist: Dokumentenlenkung. Hierbei geht es um nicht weniger als die Definition, welchen Weg Unterlagen im Unternehmen nehmen und an welcher konkreten Stelle diese abgelegt werden. Dokumentenlekung beschäftigt sich also mit der kontinuierlichen Aktualisierung und die gezielte Verteilung von Informationsinhalten im Unternehmen. Dazu gehören etwa qualitätsrelevante Inhalte (den wertschöpfungs- oder Herstellungsprozess betreffend) oder Vorgaben zur Unternehmensführung (Kodex, ethisches Verhalten, Unternehmensziele) wie Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Sicherheitsrichtlinien etc. Hier einige Tipps:

  • Stamm oder Bewegung: Trennen Sie die Ablage nach Dokumente danach, ob diese dauerhaft im Unternehmen verfügbar sein müssen (Stamm – z.B. Verträge) und solchen, die pro Jahr anfallen (Bewegung – z.B. Rechnungen).
  • Eindeutige Beschriftung: Die Ordner müssen mit einer eindeutigen Beschriftung versehen sein. Einen Ordner „Allgemeine Ablage“ kann es nicht geben. Unterlagen gehören entweder zu Stamm, Bewegung oder in den Papierkorb. Eine einheitliche Beschriftung der Ordner rundet die Sache ab.
  • Ornderverzeichnis: Erstellen Sie ein Ordnerverzeichnis mit einer Beschreibung, welche Unterlagen sich in welchem Ordner befinden.
  • Trennblätter: Schaffen Sie Übersicht, indem Sie Register, Trennstreifen und Postits verwenden.
  • Ist das Kunst, oder kann das weg ?: Prüfen Sie bei jedem Dokument, ob dieses wirklich abgelegt werden muss (z.B. weil es gesetzlich vorgeschrieben ist). So lassen sich EDV-Handbücher i.d.R. als PDF von der Herstellerseite beziehen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass hier in Ihrem Unternehmen Nachholbedarf besteht, dann wenden Sie sich vertrauensvoll an die Buchhalterseele.

Digitale Ablage

Alles zur Ablage in Papierform gesagte, gilt auch für die digitale Ablage (also auf Laufwerken). Nur eben schlimmer! Denn wenn ein Dokument einmal an der falschen Stelle mit falschem Dateinamen abgelegt wurde, ist dieses quasi unwiederbringlich verloren. Auch hier einige Tipps:

  • Verschlagwortung: Schaffen Sie eindeutige Regeln für die Ablage digitaler Dokumente. Dazu gehört die eindeutige Bezeichnung der Dokumente. Fügen Sie in der Fußzeile den Dateipfad und den Dateinamen ein. So können Sie im Zweifel das Dokument in der EDV wiederfinden.
  • Häufiger Zugriff: Dokumente, die häufiger verwendet werden sollten verfügbarer gemacht werden. Dokuemente, die aktuell nicht mehr benötig werden sollten ins Archiv verschoben werden.

Noch besser: Sie nutzen gleich ein Programm, welches die Probleme gar nicht erst entstehen lässt!

Die Software ADAICA ermöglicht es, sämtliche Daten so im Zusammenhang darzustellen, dass Sie immer alles in Sekundenschnelle finden und nie den Überblick über Ihre Prozesse und Projekte verlieren! Durch Volltext-Verschlagwortung können Sie jedes Dokument nach allen vorhanden Wörtern/Begriffen durchsuchen. Alle Informationen können so miteinander verknüpft werden, dass die realen Bezüge jederzeit sichtbar sind. Das ist Wissensmanagement vom Feinsten!

 

ADAICA Deutschland GmbH

Rita Jaschke (Geschäftsführerin):

Software, die Ihnen die Arbeit erleichtert, Zeit spart und Kosten senkt - durch die Zusammenführung von Unternehmensdaten (Dokumente, E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben, Adressen, Objektdaten etc.) in eine gemeinsame Datenbank. Die ADAICA-Datenbank erlaubt unterschiedliche Sichten auf dieselben, eindeutigen Daten (z.B. aus Sicht der Kontakte oder der Objekte, wie Gebäude). Das bedeutet, dass dieselbe Information für alle Arbeitsprozesse verwendbar wird und die Prozesse transparent werden. Einmal erfassen und beliebig oft verwenden - wir nennen das „Finden statt Suchen“ bzw. „Finden statt Noch-Mal-Neu-Erstellen“.

E-Mail an Rita Jaschke

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