Aufbewahrung Unterlagen

Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Rechtlicher Hintergrund

Jeder Unternehmer ist nach dem Steuer- und dem Handelsrecht verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren (Aufbewahrungssfristen). So sind u. a. Geschäftsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union zehn Jahre aufzubewahren.

Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (sowie Kopien hiervon) und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfristen können sich allerdings verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen insbesondere dann aufzubewahren, wenn sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • eine begonnene Außenprüfung,
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung,
  • anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

ABC der Aufbewahrungsfristen

Im Folgenden haben wir für Sie eine alphabetische Übersicht zur Aufbewahrung verschiedener Aufzeichnungen und Belege zusammengestellt. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bedeutet dies für den Stichtag 01.01.2018, dass Unterlagen aus 2007 und früher vernichtet werden können. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren können am 01.01.2018 Unterlagen aus 2011 und früher vernichtet werden.

A Frist K Frist
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre Kassenberichte 10 Jahre
Abschlagszahlungen 10 Jahre Kassenbücher, -blätter 10 Jahre
Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre Kassenbelege 10 Jahre
Abschlusskonten 10 Jahre Kontenpläne 10 Jahre
Abschlussrechnungen 10 Jahre Kontenregister 10 Jahre
Abschreibungsunterlagen 10 Jahre Kontoauszüge 10 Jahre
Abtretungserklärungen nach Erledigung 6 Jahre Kontokorrentbücher 10 Jahre
Akkreditive 6 Jahre Konzernabschlüsse 10 Jahre
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre Konzernlagebericht 10 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 6 Jahre Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Angebote, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre L
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10 Jahre Lageberichte (auch für Konzerne) 10 Jahre
Anlageninventare 10 Jahre Lagerbuchführungen 10 Jahre
Anlagenverzeichnis 10 Jahre Lieferscheine* endet mit Erhalt/Versand der Rechnung
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich) 10 Jahre Lohnbelege 10 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre Lohnkonten 10 Jahre
Ausgangsrechnungen 10 Jahre Lohnlisten 10 Jahre
Außendienstabrechnungen 10 Jahre Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre
Auszahlungsbelege 10 Jahre M
B Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
Bankbelege 10 Jahre Mahnbescheide 6 Jahre
Bankbürgschaften (nach Vertragsende) 6 Jahre Mahnungen 6 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre Mietunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach Vertragsende) 10 Jahre
Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre N
Belegformate 10 Jahre Nachkalkulationen 10 Jahre
Bestandsberichtigungen 10 Jahre Nachnahmebelege 10 Jahre
Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) 10 Jahre Nebenbücher 10 Jahre
Bestandsverzeichnisse 10 Jahre Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) 10 Jahre
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahre O
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 Jahre Orderpapiere 6 Jahre
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre P
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant) 10 Jahre Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach Vertragsende) 10 Jahre
Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre Preislisten 6 Jahre
Bilanzbücher 10 Jahre Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre Preisvereinbarungen als Handelsbrief 6 Jahre
Bilanzkonten 10 Jahre Protokolle allgemeiner Art 6 Jahre
Bilanzunterlagen 10 Jahre Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahre
Bruttoerlösnachweise 6 Jahre Prozessakten nach Abschluss des Verfahrens 10 Jahre
Bruttolohnlisten 6 Jahre Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10 Jahre
Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre Prüfungsberichte (Innenrevision) 0 Jahre
Buchungsanweisungen 10 Jahre Q
Buchungsbelege 10 Jahre Quittungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre R
D Rechnungen 10 Jahre
Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) 10 Jahre Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) 2 Jahre
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
Darlehensverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre Rückscheine 6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsende ) 10 Jahre S
Debitorenkonten 10 Jahre Sachkonten 10 Jahre
Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen 10 Jahre Saldenbilanzen 10 Jahre
Depotauszüge 10 Jahre Schadensmeldungen 6 Jahre
E Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Einfuhrunterlagen 6 Jahre Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen 10 Jahre Schriftwechsel 6 Jahre
Eingangsrechnungen 10 Jahre Skontounterlagen 10 Jahre
Einnahmeüberschussrechnung 10 Jahre Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre
Einzahlungsbelege 10 Jahre Spendenbescheinigungen 10 Jahre
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre Steuererklärungen/Steuerbescheide 10 Jahre
F Systemhandbücher 10 Jahre
Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre T
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Finanzberichte 6 Jahre Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Frachtbriefe 6 Jahre U
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge 6 Jahre Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 6 Jahre
G Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) 10 Jahre
Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/ Buchungsbelege) 10 Jahre Überweisungsbelege 10 Jahre
Gehaltslisten 10 Jahre V
Gehaltsquittungen 10 Jahre Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre Verkaufsbelege 10 Jahre
Geschäftsberichte 10 Jahre Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6 Jahre Vermögensverzeichnis 10 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Grundbuchauszüge 10 Jahre Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) 6 Jahre
Grundbücher 10 Jahre Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) 10 Jahre Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Gutschriften 10 Jahre Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 Jahre
H Verträge 6 Jahre
Handelsbilanzen 10 Jahre Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) 10 Jahre
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6 Jahre Vollmachten (Urkunden) 6 Jahre
Handelsbücher 10 Jahre W
Handelsregisterauszüge 6 Jahre Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10 Jahre
Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) 10 Jahre Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
I Wechsel (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Inventare als Bilanzunterlagen 10 Jahre Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Investitionszulageunterlagen 6 Jahre Werbekosten, Belege 10 Jahre
J Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 Jahre
Jahresabschlüsse 10 Jahre Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 Jahre
Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre Z
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Zeichnungsvollmachten 6 Jahre
Zollbelege 10 Jahre
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel / Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre
Alle Ordnung ist für den einzelnen Freiheitsbeschränkung.

Friedrich Paulsen (1846 - 1908), deutscher Pädagoge und Philosoph

Sonderregelung für Rechnungen

Speziell im Umsatzsteuergesetz geregelt ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer eine Kopie der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre lang aufzubewahren.

Private Unterlagen

Unterlagen aus dem Privatbereich, mit denen z.B. Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen belegt werden, sind nach dem Gesetz grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Dies gilt auch für private Kontoauszüge. Eine Ausnahme gilt für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen (oder Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich) im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten. Hier gilt eine zweijährige Aufbewahrungsfrist. Eine weitere Ausnahme gilt für Steuerpflichtige, die aus Überschusseinkünften (z. B. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 EUR im Jahr erzielen. Sie müssen Unterlagen und Aufzeichnungen, die ihre Einnahmen und Werbungskosten belegen, sechs Jahre lang aufbewahren.

Form der Aufbewahrung

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Zollbelege nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, die im Original aufbewahrt werden müssen, können alle übrigen Unterlagen auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Hierbei sind dann u. a. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten

  • mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Hinweis: Beachten Sie, dass Belege auf Thermopapier nach einiger Zeit verblassen können. Wir raten hier, diese für den Fall einer Prüfung seitens der (Finanz)Behörde zu kopieren und zusammen mit dem Originalbeleg aufzubewahren.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge (z. B. Mietverträge) beginnt erst mit dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

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