Funktionen sind die heimlichen Stars von Excel. Leider gibt es der Funktionen gar viele (ca. 400). Dennoch sind im Umgang mit Zahlenmaterial nur sehr wenige davon wirklich nötig. Ich zeige Ihnen, wie man mit wenigen Funktionen große Datenmengen auswerten kann.

MONAT / JAHR / KALENDERMONAT

Diese Funktionen der Kategorie Datum und Uhrzeit werden sinnvoll in Tabellen angewendet, um z.B. weitere Sortierkriterien in einer Tabelle zu kreieren, ohne weitere Eingaben zu machen. MONAT / JAHR / KALENDERMONAT können auf ein Datum bezogen, einfach und schnell Daten auslesen und zur Auwertung bereitstellen.

PIVOT

Bei der PIVOT Tabelle handelt es sich nicht um eine Funktion, sondern eher um eine gesonderte Anwendung, die in Excel hinterlegt ist. Die Pivot Tabelle (von französisch pivoter (=sich drehen) ist eine spezielle Tabellenart zur Darstellung komplexer Datenbestände. Dabei ist es dem Anwender möglich, die Daten einer Grundtabelle nach belieben auszuwerten und umzustellen. Meines Erachtens ist dies die mächtigste Funktion in Excel, die mit der 97er Version fast unbemerkt eingefügt wurde und seither stetig verbessert wurde.

RUNDEN / AUFRUNDEN / ABRUNDEN

Diese Funktionen sind wertvolle Helferlein, wenn es darum geht verlässliche Werte in Excel zu berechnen. Denn Excel rechnet standarsmäßig mit 15 Nachkommastellen, auch wenn man die Darstellung in den Zellen auf 2 Nachkommastellen beschränkt hat. Deshalb immer dann, wenn es auf exakte Berechnung ankommt mit den RUNDEN-Funktionen arbeiten.

SUMMEWENN

Der Autofilter von Excel ist für einfache Summierungen bestens geeignet. Doch kann der Autofilter komplexe Sachverhalte nicht abbilden. Sicher ist es Ihnen schon mal untergekommen, dass Sie aus mehreren Datensätzen nur die Summen von bestimmten wiederkehrenden Zellen benötigten. Sicher ist es eine Lösung den Autofilter dafür zu benutzen und die Werte dann einzeln zu addieren. Einfacher und zugleich mächtiger ist die Funktion SUMMEWENN. Der Name der Funktion ist hier Programm. Die Funktion bildet die SUMME, WENN eine bestimmte Bedingung zutrifft. Ein simples Beispiel für eine Anwendung ist die Summierung aller positiven oder negativen Zahlen einer Spalte.

SVERWEIS

Auswertung von unüberschaubaren Zahlenkolonnen und Massendaten sind kein Problem mehr! Mit dem Einsatz des SVERWEIS hat der der Umgang mit umfangreichen Daten aus dem Finanz- und Rechnungswesen seinen Schrecken verloren. Holen Sie Stammdaten immer wieder verlässlich aus Datentabellen und vermeiden so die Erfassung von redundanten Daten.

UND / ODER

Die bekannteste Excel-Funktion WENN kann um einiges effektiver gestaltet werden, wenn sie mit UND/ODER verknüpft wird. Mit UND/ODER lassen sich teilweise WENN-Verschachtelungen elegant reduzieren.

WENN

Der Klassiker. Neben +, -, *, / wohl die bekannteste Funktion in Excel. Und das zu Recht. Denn die WENN-Funktion ist simpel und effektiv. Der Charme dieser Funktion ist, dass diese leicht verständlich ist: Lautet die Antwort auf die Prüfung WAHR dann tue dies; lautet die Antwort hingegen FALSCH, tue jenes. Also kommt das dritte Argument nur zum Einsatz, wenn die Prüfung nicht erfolgreich war (=FALSCH). Wer noch mehr Argumente benötigt kann die WENN-Funktion verschachteln (…sozusagen aneinanderreihen).