Prozesse - Wege erkennen

Was ist Prozessmanagement?

Jedes Tun und Handeln unterliegt bestimmten Regeln. Diese Aussage ist wahr und gilt unabhängig davon, ob wir uns der Tatsache bewusst sind, dass wir planvoll in Prozessen handeln, oder nicht. Mit Prozessmanagement kann man die Wege, die in einem Unternehmen getan werden erkennen und darstellen. 

Jeder Unternehmer wird mir detailliert darstellen können, wie einzelne Prozesse funktionieren. Besonders gut funktioniert die Darstellung von Prozessen, die gerade nicht so gut laufen und daher im Fokus sind. Dummerweise sind dies immer wieder andere Prozesse. Aufgabe des Prozessmanagements ist es, das Wissen um die einzelnen Teilgebiete ans Tageslicht zu holen.

Braucht man Prozessmanagement?

Eines ist sicher: Ein Unternehmen funktioniert auch ohne schriftlich definierte Prozesse.

Es stellt sich nur die Frage: Gut oder schlecht?

Sicher gibt es in einem Unternehmen mehrere Personen, die über die Arbeiten in einem Teilbereich komplett den Überblick haben. In den meisten Fällen, sollte auch der Inhaber oder Geschäftsführer den Überblick haben.

Zu Unterscheiden ist jedoch ob die Prozesse nur bekannt oder auch effizient sind. Mit der schriftlichen Niederlegung der Prozesse kann ein guter Überblick gewonnen und Probleme identifiziert werden. In vielen Fällen steht sich der Unternehmer selbst im Weg. Neben der Angst vor Veränderung verursacht das Auseinandersetzen mit den eigenen Prozessen zusätzliche Arbeit. Dabei fallen mir sofort folgende Weisheiten ein:

"Nicht weil es  schwer ist wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen ist es schwer."

"Der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt"

und schließlich möchte ich noch dem entgegen schmettern, der das sagt "Wo kommen wir denn da hin?"...

..."Ja! Wo kämen wir denn hin, wenn wir denn losgingen um zu schauen wo wir hinkommen wenn wir nur losgingen."

Häufig genug scheitert eine gute Idee oder ein lohnendes Vorhaben daran, dass der Weg zu schwer oder die Aufgabe zu groß erscheint. Wenn man natürlich das Bergsteigen damit beginnt, dass man den Himalaya erklimmen will, dann ist Skepsis durchaus angebracht. Sicher wird mir hier Tom Peters (Anm. Autor von "Re-Imagine") nicht zustimmen wenn ich sage, dass man mit kleinen Aufgaben beginnen und sich dem Ziel Schritt für Schritt nähern muss. Also getreu dem Motto Salamitaktik zum Ziel gelangen.

Es spricht überhaupt nichts dagegen große Ziele zu verfolgen und im Blick zu haben. Die Durchführung des Plans sollte dann aber doch bitte in kleinen Schritten erfolgen. Hauptsache die Aufgabe wird begonnen.


Arbeitsablauf

In einem einfachen Beispiel habe ich einen Arbeitsablauf (auch neudeutsch Workflow) anschaulich dargestellt. Die einzelnen Prozess-Schritte haben unterschiedliche Formen. Zum besseren Verständnis habe ich diese im Beispiel besonders beschriftet. Es handelt sich um ein grobes Schema eines Bestellvorgangs.

Vorlage Arbeitsablauf Bestellungen

Vorlage Arbeitsablauf Unternehmen


Kleines 1x1 des Prozessmanagements

Prozessmanagement, auch Geschäftsprozessmanagement beschäftigt sich mit dem Herausfinden, Gestalten, Dokumentieren und Verbessern von Geschäftsprozessen. „Wer macht was, wann, wie und womit?“ ist eine zentrale Fragestellung. Zur Verbesserung und Steuerung werden unter anderem auch Kennzahlen verwendet.

Das Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist, die in einem Unternehmen existierende Information zu den eigenen Geschäftsprozessen zu nutzen, um sich auf den Kunden auszurichten und als Ergebnis die Unternehmensziele besser zu erreichen. Insbesondere gehören dazu:

  • Kennen der eigenen Geschäftsprozesse.
  • Gestalten und Verbessern der Prozesse, Geschäftsprozessoptimierung.
  • Dokumentieren der Abläufe, weil es z.B. das Gesetz vorschreibt.
  • Prozessorientierte Kostenkalkulation
  • Abbilden der Unternehmenseinheit mit fest definierten Rollen und Rechten
  • So flexibel wie nötig sein, sodass die Ausnahme zur Regel werden kann.
  • Klare Schnittstellen zwischen Prozessen festlegen, sodass Prozess-Ketten und Verschachtelungen von Prozessen einfach gebildet werden können.

Geschäftsprozessmanagement umfasst daraus folgend im Wesentlichen drei Teile:

  • Planen und modellieren der Prozesse
  • Durchführen der bzw. arbeiten nach Prozessen, und
  • Überwachen der Prozesse

Die Erkenntnisse aus dem Überwachen fließen im Idealfall in einem Kreislauf wieder in die Planung ein.


Entscheidungen treffen

Entscheidungen für ein Unternehmen sollten wohl überlegt sein. Neben der zwingenden Notwendigkeit alle relevanten Tatsachen zu kennen, muss man die Auswirkung der Entscheidung im Blick behalten. Grundsätzlich  sollten Sie eines beachten: Die richtige Entscheidung ist immer ein Kompromiss.

Eine Entscheidungshilfe kann das magische Dreieck sein.

Magisches Dreieck Projektmanagement


Flussdiagramm Prozessmanagement

Kurz umrissen kann man einen Geschäftsprozess folgendermaßen definieren:

Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Schritten, um ein sinnvolles betriebliches Resultat zu erzielen. Im Gegensatz zum Projekt ist der Prozess ein wiederkehrendes Ereignis im Unternehmen. Ein Geschäftsprozess kann Teil eines anderen Geschäftsprozesses sein oder andere Geschäftsprozesse enthalten bzw. diese anstoßen. Geschäftsprozesse gehen oft über Abteilungen hinweg und gehören zur Ablauforganisation eines Betriebs.

Die wesentliche Erkenntnis zu Geschäftsprozessen haben wir hiermit gefunden. Nur wie kommen wir nun dahin?

Das Flussdiagramm Prozessmanagement stellt dar, wie wir die Geschäftsprozesse finden um diese dann sinnvoll abzubilden.

Die Methoden zum Management von Geschäftsprozessen werden als Prozessmanagement beschrieben. Mit dem Hilfsmittel der Geschäftsprozessmodellierung werden zur besseren Steuerung vorhandene Prozesse verallgemeinert.

Die Geschäftsprozessmodellierung finden wir in allen Bereichen der Betriebs- und Verwaltungswirtschaft. Folgende Schlagworte werden in diesem Zusammenhang häufig verwendet:

  • Arbeitsvorgang, Arbeitsablauf, Arbeitsprozess
  • Ablauforganisation, Prozessorganisation
  • Geschäftsprozessmanagement: Methoden zum Management von Geschäftsprozessen
  • Geschäftsprozessoptimierung (Englisch: Business Process Reengineering)
  • Geschäftsprozessmodellierung: wirkliche Prozesse werden verallgemeinert (meist grafisch) dargestellt.
  • Prozesskostenrechnung
  • Arbeitsflussmanagement (Englisch: Workflow-Management), Vorgangsbearbeitung
  • Betriebsprozess
  • Unternehmensprozess, Bereichsprozess, Gruppenprozess und Einzelprozess
  • Beschaffungsprozess, Personalprozess
  • Versorgungskettenmanagement (Englisch: Supply Chain Management)
  • Wertschöpfungskette