Excel-Basis

Gelegentlich beschäftige ich mich mit der Einstellung von Mitarbeitern. In diesem Zusammenhang frage ich auch gerne die Fähigkeiten im Umgang mit dem Programm Microsoft Excel ab. Denn in fast allen Bewerberprofilen ist als sonstige Fähigkeit "MS Excel" angegeben. Erschreckend ist nur: Bei den meisten Nutzern geht es über Plus (+), Minus (-) und und SUMME nicht hinaus!

Auf dieser Seite wird in regelmäßigen Abständen Dokumente zum Excel-Basiswissen erscheinen.

Themen:

Tipps & Tricks

Ein Tipp (häufig auch Tip, entsprechend der englischen und früheren deutschen Schreibweise) bezeichnet heute einen Ratschlag oder nützlichen Hinweis. (Quelle: Wikipedia)
Besser kann man kaum beschreiben, welche Art von Informationen Sie unter dieser Rubrik erwarten dürfen.

Bedingte Formatierung

Die Möglichkeit, mit „Bedingten Formatierungen“ zu arbeiten, gibt es seit Excel 97. Sie bedeutet nichts anderes, als dass Sie für eine Zelle oder einen Bereich von Zellen eine bestimmte Bedingung festlegen. Ist diese erfüllt, erhalten die Zellen eine bestimmte Formatierung, die Sie festlegen können.

Bedingte Formatierungen

 Bedingte Formatierungen - Beispieldatei

Formeln bauen

Excel bietet eine fast unüberschaubare Fülle von Funktionen. Dennoch können viele Aufgaben nicht von einer einzelnen Funktion gemeistert werden. In den meisten Fällen liegt es daran, dass der  Anwender eine Vielzahl von Bedingungen miteinander verknüpfen möchte. Was dem Menschen grundsätzlich kein Problem bereitet, müssen wir dem Computer Schritt für Schritt beibringen. Genauso funktioniert das Bauen von Formeln auch: Schritt für Schritt.

Formeln bauen mit Excel

Formeln bauen - Beispieldatei

PIVOT-Tabelle

Pivot-Tabellen (oder PivotTable-Berichte) bieten eine Möglichkeit, Daten einer Tabelle in verschiedener Art darzustellen und auszuwerten, ohne die Ausgangsdaten bzw. -tabelle(n) dabei ändern zu müssen. Eine Pivot-Tabelle stellt aufgrund der verwendeten Aggregierung in den Datenfeldern die Ausgangsdaten in verdichteter, zusammengefasster Form dar. Das ist zwar mit Informationsverlust verbunden, aber andererseits ist genau das der Nutzen einer Pivot-Tabelle. Sie ist ein Hilfsmittel, um große Datenmengen auf überschaubare Größen zu reduzieren und einfache Auswertungen durchzuführen. Pivot-Tabellen können nur für die Abfrage, nicht zur Vermehrung von Daten verwendet werden. Die Einträge einer Pivot-Tabelle sind entweder schreibgeschützt oder eine Änderung wirkt sich nicht auf die zugrundeliegenden Originaldaten aus.

Die Bezeichnung Pivot (franz. ‚Dreh-, Angelpunkt‘) für das Konzept wurde zuerst im Jahre 1991 von der Firma Brio Technology verwendet – in ihrem Produkt namens DataPivot.

Einstieg

Als Beweis dafür, wie mächtig Excel ist darf gerne die PIVOT-Tabelle herangezogen werden. Bei einer PIVOT-Tabelle handelt es sich nicht um eine Funktion, sondern eher um eine gesonderte Anwendung, die in Excel hinterlegt ist. Meines Erachtens ist dies die mächtigste Funktion in Excel, die mit der 97er Version fast unbemerkt eingefügt und seither stetig verbessert wurde.


Umgang mit der PIVOT-Tabelle (eine Einführung)

Umgang mit der PIVOT-Tabelle - Beispieldatei

Umgang mit der Benutzeroberfläche

Definition: Eine grafische Benutzeroberfläche ist eine Software-Komponente, die dem Benutzer eines Computers die Interaktion mit der Maschine über grafische Symbole erlaubt. Die Darstellungen und Elemente (Arbeitsplatz, Symbole, Papierkorb, Menü) können meist unter Verwendung der Tastatur oder eines Zeigegerätes wie einer Maus gesteuert werden.

Excel ist ein solch umfangreiches Progrramm, dass man gelegentlich die einfachsten Funktionen gar nicht findet. Aus diesem Grund ist es nur angebracht, sich die Möglichkeiten von Excel genauer anzuschauen.

 Excel - Basiswissen / Arbeitsmappen


Navigation in Excel

Vor dem Spaß kommt die Arbeit. Bevor wir uns den leckeren Häppchen der Funktionalität von Excel widmen können, erscheint es mir sinnvoll zunächst den allgemeinen Umgang mit dem Programm darzulegen. Die Fragestellung ist, wie komme ich am schnellsten und besten von A nach B. Außerdem wird ein wenig von den Programmgrundlagen gezeigt und die interessantesten Tastaturbefehle für einen effizienten Umgang mit den Tabellen und Arbeitsmappen dargestellt.

Excel - Basiswissen / Navigation (Teil 1)

Excel - Basiswissen / Navigation (Teil 2)


Benutzung von Funktionen

Excel verwendet eine eigene Sprache, um für den Nutzer Aufgaben zu erledigen. Daher ist es sehr wichtig zu verstehen, mit welchen Argumenten und Operatoren Excel arbeiten kann. In diesem Bereich erläutere ich die Grundoperatoren von Excel. Meines Erachtens handelt es sich um ein sehr zentrales Dokument, das als Vorbereitung auf den Umgang mit Funktionen bestens geeignet ist. Insbesondere dem Wissen um die Aufgabe der verschiedenen Operatoren kommt in späteren Abhandlungen noch große Bedeutung zu.

Excel - Basiswissen / Benutzung von Funktionen

SVERWEIS()

Auswertung von unüberschaubaren Zahlenkolonnen und Massendaten sind kein Problem mehr! Mit dem Einsatz des SVERWEIS hat der der Umgang mit umfangreichen Daten aus dem Finanz- und Rechnungswesen seinen Schrecken verloren. Ihnen ist bestimmt schon aufgefallen, dass viele Programme aus dem Bereich Rechnungswesen und Verwaltung die Möglichkeit bieten Datensätze aus der Datenbank zu exportieren. Häufig werden die Daten für Excel bereitgestellt (z.B. csv-Dateien). So schön das auch sein mag: Häufig können wir mit den Daten nicht viel anfangen. Wir werden regelrecht von der Datenflut erschlagen. Zumal es sich im Regelfall um Zahlenkolonnen handelt. Wie schön wäre es da, wenn man den Zahlen auch Namen zuordnen könnte!

Nichts leichter als das. Die Excel-Funktion SVERWEIS leistet hier wertvolle Hilfe.

Excel - Basiswissen / SVERWEIS

Excel - Basiswissen / SVERWEIS Beispieldatei

SUMMEWENN()

Der Autofilter von Excel ist für einfache Summierungen bestens geeignet. Insbesondere mit den erweiterten Filteroptionen von Excel 2007 lässt der Autofilter kaum Wünsche offen. Jedoch können komplexe Sachverhalte nicht abgebildet werden (z.B. Summenbildung oder Bezug auf verschiedene Bereiche). Sicher ist es Ihnen schon mal untergekommen, dass Sie aus mehreren Datensätzen nur die Summen von bestimmten wiederkehrenden Zellen benötigten. Sicher ist es eine Lösung den Autofilter dafür zu benutzen und die Werte dann einzeln zu addieren oder die gefilterten Daten an andere Stelle zu kopieren. Einfacher und zugleich mächtiger ist die Funktion SUMMEWENN. Der Name der Funktion ist hier Programm. Die Funktion bildet die SUMME, WENN eine bestimmte Bedingung zutrifft. So ist es sogar möglich eine dynamische Berechnung mit wenigen Handgriffen zu erstellen.

Excel - Basiswissen / SUMMEWENN

Excel - Basiswissen / SUMMEWENN Beispieldatei

WENN()

Der Klassiker. Neben +, -, *, / wohl die bekannteste Funktion in Excel. Und das zu Recht. Denn die WENN-Funktion ist simpel und effektiv. Der Charme dieser Funktion ist, dass diese leicht verständlich ist: Lautet die Antwort auf die Prüfung WAHR dann tue dies; lautet die Antwort hingegen FALSCH, tue jenes. Also kommt das dritte Argument nur zum Einsatz, wenn die Prüfung nicht erfolgreich war (=FALSCH). Wer noch mehr Argumente benötigt kann die WENN-Funktion verschachteln (…sozusagen aneinanderreihen).


Excel-Basiswissen / WENN

Excel-Basiswisssen / WENN Beispieldatei