Buchhaltung

Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen


Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Mit Ablauf dieser Fristen können nach dem 31.Dezember 2011 bestimmte Unterlagen vernichtet werden.

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist für folgende Unterlagen:
  • Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw. für die Jahre 2001 und früher;
  • Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2001 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen;
  • Diese Frist gilt bei EDV-gestützten Buchführungssystemen auch für Verfahrensdokumentationen, Handbücher usw. Dabei ist die Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Buchführung auch erfüllt, wenn die genannten Buchführungsbestandteile in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können;
  • Für Buchungsbelege galt bis 1999 eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist; sie ist grundsätzlich letztmals für Belege aus dem Jahr 1992 anzuwenden. Nach dieser Gesetzesänderung gilt für später entstandene Buchungsbelege ebenfalls die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Das bedeutet, dass Buchungsbelege aus dem Jahr 2001 erst nach dem 31. Dezember 2011 vernichtet werden dürfen.
Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2005 oder früher;
  • Lohnkontobelege, die nicht Teil der Buchführung sind, für Lohnzahlungen vor dem 01.01.2006.
Hinweis: Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist.

Quelle: bbh Infobrief | Januar 2012


Ansparabschreibung für Software


Für die frühere Ansparabschreibung, dem jetzigen Investitionsabzugsbetrag und die Sonderabschreibung für kleinere und mittlere Betriebe oder Investitionszulage ist die Abgrenzung zwischen materiellen und immateriellen Wirtschaftsgütern von Bedeutung.


Entwickelte Software (Individualsoftware) ist ein immaterielles Wirtschaftsgut, für das derartige Vergünstigungen nicht in Frage kommen. Ob Standardsoftware, die nicht für einen bestimmten Anwender entwickelt wurde, ein materielles Wirtschaftsgut sein kann, war bisher nicht entschieden. Nach Auffassung des BFH ist jede Software grundsätzlich ein immaterielles Wirtschaftsgut. Der Wert der Software besteht in dem geistigen Gehalt des Programms; der Wert des Datenträgers ist unbedeutend. Der BFH ließ jedoch offen, ob bei einem gemeinsamen Erwerb des Computerprogramms mit dem Computer (Hardware) eine andere Auffassung möglich sei.


Quelle: bbh Infobrief | Oktober 2011


Sachentnahme 2011


Die Finanzverwaltung hat die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben für das Kalenderjahr 2011 bekanntgegeben. Die Beträge können monatlich pauschal verbucht werden und entbinden den Unternehmer von der Aufzeichnung im Einzelfall. Zu- und Abschläge sind nicht zugelassen. Die Pauschbeträge sind Jahreswerte für eine Person.


Quelle: bbh Infobrief | Oktober 2011


Keine Buchung ohne Beleg


Die Frage „Müssen Buchhaltungsbelege vorkontiert werden?“ ist seit Jahren ein viel diskutiertes Thema. Weiteren Gesprächsstoff hierzu liefert nun das Landgericht Münster in dem Verfahren 12 O 471/07.

Nach dem Gesetz muss die Buchhaltung so beschaffen sein, dass sich ein außenstehender Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens machen kann. Die Erfassung und der Nachweis solcher internen und externen Unternehmensvorgänge erfolgen letztlich durch den sog. Buchungsbeleg.

Ausgehend von jedem Beleg muss dessen Behandlung in der Buchhaltung nachvollziehbar sein (progressive Prüfbarkeit) und ausgehend von jedem Posten in der Bilanz bzw. GuV müssen sich wiederum die zugrunde liegenden Belege ermitteln lassen (retrograde Prüfbarkeit). Darüber hinaus gehende Vorgaben lassen sich jedoch weder dem geschriebenen Gesetz noch den handelsrechtlichen Gepflogenheiten entnehmen.

Allein die Finanzverwaltung fordert seit ihrem BMF-Schreiben vom 07.11.1995 den sog. Kontierungsvermerk als Grundbedingung einer formell ordnungsgemäßen Buchhaltung. Darüber hinaus fordert sie aber auch die schriftliche Niederlegung des Ordnungskriteriums der Ablage und das Buchungsdatum.

Anders dagegen das LG Münster. Ein durch das Gericht beauftragter Sachverständiger kam ebenfalls zu dem Ergebnis, dass die Anbringung eines sog. Kontierungsvermerkes auf einem Beleg gesetzlich nicht vorgeschrieben und damit nicht zwingend sei. Folglich sei der Buchungsvermerk kein essentieller Bestandteil einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung. Ausreichend sei lediglich eine nachvollziehbare Ablage von Belegen.

Dementsprechend wäre dem Grundsatz der Nachprüfbarkeit auch dann Genüge getan, wenn die Buchhaltung beispielsweise dadurch erfolgt, dass ein kleines Unternehmen seine internen und externen Geschäftsvorfälle nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen jeweils chronologisch in einem Ordner ablegt. In diesem Fall lassen sich nämlich die gesamten Unternehmensvorgänge unstreitig bereits unmittelbar aus dem Ablagesystem nachvollziehen und nachprüfen.

Fazit: Eines liegt klar auf der Hand: einzig und allein die Finanzverwaltung ist im heutigen elektronischen Zeitalter noch nicht angekommen. Was damals per Hand sortiert, notiert und abgeheftet wurde, übernimmt heute schon das intelligente Buchhaltungsprogramm. Folglich wird sich die Frage nach einem „Kontierungsvermerk“ irgendwann auf natürliche Art und Weise erledigen. „Warum also an einer nicht mehr zeitgemäßen Sichtweise festhalten?“ Eine Frage, auf die wir hoffentlich bald eine praxisgerechte Antwort bekommen werden.

Quelle: bbh Infobrief | September 2011